Remboursement des frais kilométriques par l’employeur : barème

Si la voiture de société est le rêve de nombreux salariés, son régime fiscal n’est pas nécessairement des plus attractifs. D’autant qu’il est possible d’indemniser les employés qui utilisent leur propre véhicule à des fins professionnelles. Comment se passe ce remboursement des frais kilométriques par l’employeur  ? Suivez notre mode d’emploi.

Le remboursement des indemnités kilométriques par l’employeur, applicable pour tous les salariés

Indemniser un travailleur qui utilise sa voiture personnelle pour mener une mission professionnelle est légal à tous les échelons de l’entreprise, du salarié au PDG. À vrai dire, c’est même une obligation à partir du moment où un employé se retrouve contraint d’utiliser sa voiture personnelle dans le cadre de ses fonctions en entreprise. Pour que ce remboursement des indemnités kilométriques entre dans le cadre de la loi, les trajets doivent :

• Avoir lieu au départ du siège de l’entreprise (*)
• Le salarié au volant doit être le propriétaire de la voiture
• Une copie de la carte grise doit être présente dans les dossiers d’entreprises
• Les justifications du déplacement doivent également être mentionnées dans ce dossier de remboursement des frais kilométriques : date, destination, raison du déplacement, etc.

(*) Le remboursement est également possible en cas de départ au domicile de l’employé si aucune autre option n’est possible (en termes d’horaires par exemple). 

Comment calculer les frais kilométriques et comment le remboursement marche ?

Le remboursement des frais kilométriques entre dans le cadre des frais professionnels, le salarié peut faire une note de frais. Il permet aussi de bénéficier d’une réduction d’impôt, vu que cet argent versé par l’employeur au salarié n’est pas imposable (il ne s’agit pas de revenus en soi, mais de frais).

Barème des frais kilométriques 2025 (revenus 2024)

Voici le barème des frais kilométriques actuel :

Bon à savoir : les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 % de ces frais.

Frais réels ou déduction forfaitaire ? Comment choisir le régime

Si le salarié choisit le régime forfaitaire, il peut déduire 10 % de son revenu imposable en tant que frais. S’il choisit le régime des frais réels, il calcule toutes les dépenses que sa fonction occasionne. Choisir entre ces 2 régimes est donc une question de situation personnelle. A savoir lorsque les frais réels dépassent le montant de la déduction forfaitaire pour les salariés qui ont peu de dépenses, le régime forfaitaire est plus attractif. Pour les employés qui sont constamment sur la route, au restaurant avec des clients, les frais réels est le régime le plus intéressant. Si les frais réels sont légèrement plus élevés, le salarié peut choisir la déduction forfaitaire pour des raisons de facilité.

Les atouts du système des indemnités kilométriques

Le grand avantage du système de remboursement des indemnités kilométriques est qu’il échappe à l’impôt sur le revenu. De plus, les montants légaux ne font pas l’objet de charges sociales tandis que la société peut déduire ces frais pour faire baisser son bénéfice imposable. Il n’y a pas de frais de carte grise pour la société, pour autant que le kilométrage ne dépasse pas les 15.000 km. À partir d’un certain kilométrage, la voiture de société peut être plus intéressante vu que l’entreprise est en mesure de contrôler ses coûts, alors qu’avec le système des indemnités kilométriques ils sont fixes.

Remboursement des frais kilométriques motos, scooters, cyclos

Il n’y a pas que les voitures qui peuvent ouvrir le droit au versement de frais kilométriques. Voici les grilles respectives pour les motos et les cyclos (50 cc maximum) :

Frais kilométriques motos

Tarif remboursement km cyclos (50cc)

Le forfait mobilités durables (anciennement indemnité kilométriques vélo ou IKV) : aussi pour covoiturage et trottinette

Des méthodes de déplacement écologique n’ouvrent pas la porte au remboursement des frais kilométriques par l’employeur. Par contre, un dispositif distinct existe : le forfait mobilités durables. Il est accordé pour les modes de déplacement suivant :

• Vélo
• Vélo électrique
• Trottinette électrique
• Covoiturage (pour les passagers et les conducteurs)
• Transports publics
• Utilisation d’un service de partage de mobilité (location de vélo, de trottinette électrique, etc.)

Le forfait mobilités durables a remplacé l’indemnité kilométrique vélo (IKV). Son paiement est néanmoins conditionné à l’accord de l’employeur, qui peut choisir de verser jusqu’à 700 € (exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu) à ses salariés utilisant ces modes de déplacement. Autrement, selon le moyen de transport utilisé, certaines situations susceptibles d’impacter le portefeuille pourront entrer en jeu et réduire les charges à s’acquitter.

FAQ indemnités kilométriques (IK)